Privacy : precisazione sul registro dei trattamenti

FAQ sul “Registro dei Trattamenti”

Il Garante Italiano per Protezione di Dati Personali , in una nota del 8 ottobre 2018 ha chiarito alcuni punti fondamentali in merito al “Registro dei trattamenti”.

L’obbligo di redigere il Registro, si legge nella nota, costituisce uno dei principali elementi di accountability del titolare, poiché rappresenta uno strumento idoneo a fornire un quadro aggiornato dei trattamenti in essere all’interno della propria organizzazione, indispensabile ai fini della valutazione o analisi del rischio e dunque preliminare rispetto a tale attività.

1 – Cosa è il registro delle attività di trattamento?

Il Regolamento (EU) n. 679/2016 (di seguito “RGPD”) prevede tra gli adempimenti principali del titolare e del responsabile del trattamento la tenuta del registro delle attività di trattamento.

E’ un documento contenente le principali informazioni relative alle operazioni di trattamento svolte dal titolare e, se nominato, dal responsabile del trattamento.

Costituisce uno dei principali elementi di accountability del titolare, in quanto strumento idoneo a fornire un quadro aggiornato dei trattamenti in essere all’interno della propria organizzazione, indispensabile per ogni attività di valutazione o analisi del rischio e dunque preliminare rispetto a tali attività.

Il registro deve avere forma scritta, anche elettronica, e deve essere esibito su richiesta al Garante.

 

2 – Chi e’ tenuto a redigerlo.

Sono tenuti all’obbligo di redazione del registro dei trattamenti :

  • imprese o organizzazioni con piu’ di 250 dipendenti ;
  • qualunque titolare o responsabile (incluse imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettui trattamenti che possano presentare un rischio – anche non elevato – per i diritti e le libertà dell’interessato;
  • qualunque titolare o responsabile (incluse  imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettui trattamenti non occasionali;
  • qualunque titolare o responsabile (incluse  imprese o organizzazioni con meno di 250 dipendenti) che effettui trattamenti delle categorie particolari di dati di cui all’articolo 9, paragrafo 1 RGPD, o di dati personali relativi a condanne penali e a reati di cui all’articolo 10 RGPD.

Il Garante fa quindi degli esempi per alcune categorie che sono tenute all’obbligo di redazione del registro anche se sono sotto la soglia dei 250 dipendenti:

  • esercizi commerciali, esercizi pubblici o artigiani con almeno un dipendente (bar, ristoranti, officine, negozi, piccola distribuzione, ecc.) e/o  che  trattino dati sanitari dei clienti (es. parrucchieri, estetisti, ottici, odontotecnici, tatuatori ecc.);
  • liberi professionisti con almeno un dipendente e/o che trattino dati sanitari e/o dati relativi a condanne penali o reati (es. commercialisti, notai, avvocati, osteopati, fisioterapisti, farmacisti, medici in generale);
  • associazioni, fondazioni e comitati ove trattino “categorie particolari di dati” e/o dati relativi a condanne penali o reati (i.e. organizzazioni di tendenza; associazioni a tutela di soggetti c.d. “vulnerabili” quali ad esempio malati, persone con disabilità, ex detenuti ecc.; associazioni che perseguono finalità di prevenzione e contrasto delle discriminazioni di genere, razziali, basate sull’orientamento sessuale, politico o religioso ecc.; associazioni sportive con riferimento ai dati sanitari trattati; partiti e movimenti politici; sindacati; associazioni e movimenti a carattere religioso);
  • il condominio ove tratti “categorie particolari di dati” (es. delibere per interventi volti al superamento e all’abbattimento delle barriere architettoniche ai sensi della L. n. 13/1989; richieste di risarcimento danni comprensive di spese mediche relativi a sinistri avvenuti all’interno dei locali condominiali).

Il Garante precisa che le imprese e organizzazioni con meno di 250 dipendenti obbligate alla tenuta del registro potranno comunque beneficiare di alcune misure di semplificazione, potendo circoscrivere l’obbligo di redazione del registro alle sole specifiche attività di trattamento sopra individuate (es. ove il trattamento delle categorie particolari di dati si riferisca a quelli inerenti un solo lavoratore dipendente, il registro potrà essere predisposto e mantenuto esclusivamente con riferimento a tale limitata tipologia di trattamento).

Al di fuori dei casi di tenuta obbligatoria del Registro, anche alla luce del considerando 82 del RGPD, il Garante ne raccomanda la redazione a tutti i titolari e responsabili del trattamento, in quanto strumento che,  fornendo piena contezza del tipo di trattamenti svolti, contribuisce a meglio attuare, con modalità semplici e accessibili a tutti, il principio di accountability e, al contempo, ad agevolare in maniera dialogante e collaborativa l’attività di controllo del Garante stesso.

 

3 – Quali informazioni deve contenere? 

Il Regolamento individua dettagliatamente le informazioni che devono essere contenute nel registro delle attività di trattamento del titolare e in quello del responsabile. Il Garante spiega dettagliatamente quale ne deve essere il contenuto:

(a) “finalità del trattamento” oltre alla precipua indicazione delle stesse, distinta per tipologie di trattamento (es. trattamento dei dati dei dipendenti per la gestione del rapporto di lavoro; trattamento dei dati di contatto dei fornitori per la gestione degli ordini), sarebbe opportuno indicare anche la base giuridica dello stesso (in merito, con particolare riferimento al “legittimo interesse”, si rappresenta che il registro potrebbe riportare la descrizione del legittimo interesse concretamente perseguito, le “garanzie adeguate” eventualmente approntate, nonché, ove effettuata, la preventiva valutazione d’impatto posta in essere dal titolare. Sempre con riferimento alla base giuridica, sarebbe parimenti opportuno: in caso di trattamenti di “categorie particolari di dati”, indicare una delle condizioni di cui all’art. 9, par. 2 del RGPD; in caso di trattamenti di dati relativi a condanne penali e reati, riportare la specifica normativa (nazionale o dell’Unione europea) che ne autorizza il trattamento;

(b) “descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali” : andranno specificate sia le tipologie di interessati (es. clienti, fornitori, dipendenti) sia quelle di dati personali oggetto di trattamento (es. dati anagrafici, dati sanitari, dati biometrici, dati genetici, dati relativi a condanne penali o reati, ecc.);

(c) “categorie di destinatari a cui i dati sono stati o saranno comunicati” : andranno riportati, anche semplicemente per categoria di appartenenza, gli altri titolari cui siano comunicati i dati (es. enti previdenziali cui debbano essere trasmessi i dati dei dipendenti per adempiere agli obblighi contributivi). Inoltre, si ritiene opportuno che siano indicati anche gli eventuali altri soggetti ai quali – in qualità di responsabili e sub-responsabili del trattamento– siano trasmessi i dati da parte del titolare (es. soggetto esterno cui sia affidato dal titolare il servizio di elaborazione delle buste paga dei dipendenti o altri soggetti esterni cui siano affidate in tutto o in parte le attività di trattamento). Ciò al fine di consentire al titolare medesimo di avere effettiva contezza del novero e della tipologia dei soggetti esterni cui sono affidate le operazioni di trattamento dei dati personali;

(d) “trasferimenti di dati personali verso un paese terzo o un’organizzazione internazionale” : andrà riportata l’informazione relativa ai suddetti trasferimenti unitamente all’indicazione relativa al Paese/i terzo/i cui i dati sono trasferiti e alle “garanzie” adottate  (es. decisioni di adeguatezza, norme vincolanti d’impresa, clausole contrattuali tipo, ecc.);

(e) “termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati” : dovranno essere individuati i tempi di cancellazione per tipologia e finalità di trattamento (ad es. “in caso di rapporto contrattuale, i dati saranno conservati per 10 anni dall’ultima registrazione – v. art. 2220 del codice civile”). Ad ogni modo, ove non sia possibile stabilire a priori un termine massimo, i tempi di conservazione potranno essere specificati mediante il riferimento a criteri (es. norme di legge, prassi settoriali) indicativi degli stessi (es. “in caso di contenzioso, i dati saranno cancellati al termine dello stesso”);

(f) “descrizione generale delle misure di sicurezza” : andranno indicate le misure tecnico-organizzative adottate dal titolare tenendo presente che viene lasciata al titolare la valutazione finale relativa al livello di sicurezza adeguato, caso per caso, ai rischi presentati dalle attività di trattamento concretamente poste in essere. Tale lista ha di per sé un carattere dinamico e non più statico come era stato il d. lgs. 196/2003) dovendosi continuamente confrontare con gli sviluppi della tecnologia e l’insorgere di nuovi rischi. Le misure di sicurezza possono essere descritte in forma riassuntiva e sintetica, o comunque idonea a dare un quadro generale e complessivo di tali misure in relazione alle attività di trattamento svolte, con possibilità di fare rinvio per una valutazione più dettagliata a documenti esterni di carattere generale (es. procedure organizzative interne; security policy ecc.).

Il Garante propone un template semplificato per le PMI ,  che potete trovare qui in formato PDF o in formato XLS

 

4 – Può contenere informazioni ulteriori?

Può essere riportata nel registro qualsiasi altra informazione che il titolare o il responsabile ritengano utile indicare (ad es. le modalità di raccolta del consenso, le eventuali valutazioni di impatto effettuate, l’indicazione di eventuali “referenti interni” individuati dal titolare in merito ad alcune tipologie di trattamento ecc.).

 

5 – Quali sono le modalità di conservazione e di aggiornamento?

Il Registro dei trattamenti è un documento di censimento e analisi dei trattamenti effettuati dal titolare o responsabile. In quanto tale, il registro deve essere mantenuto costantemente aggiornato poiché il suo contenuto deve sempre corrispondere all’effettività dei trattamenti posti in essere. Qualsiasi cambiamento, in particolare in ordine alle modalità, finalità, categorie di dati, categorie di interessati, deve essere immediatamente inserito nel Registro, dando conto delle modifiche sopravvenute.

Il Registro può essere compilato sia in formato cartaceo che elettronico ma deve in ogni caso recare, in maniera verificabile, la data della sua prima istituzione (o la data della prima creazione di ogni singola scheda per tipologia di trattamento) unitamente a quella dell’ultimo aggiornamento. In quest’ultimo caso il Registro dovrà recare una annotazione del tipo:

“- scheda creata in data XY”

“- ultimo aggiornamento avvenuto in data XY”

 

6 – Registro del responsabile

Il responsabile del trattamento tiene un registro di “tutte le categorie di attività relative al trattamento svolte per conto di un titolare”.

In merito alle modalità di compilazione dello stesso si rappresenta quanto segue:

a) nel caso in cui uno stesso soggetto agisca in qualità di responsabile del trattamento per conto di più clienti quali autonomi e distinti titolari (es. società di software house), le informazioni di cui all’art. 30, par. 2 del RGPD dovranno essere riportate nel registro con riferimento a ciascuno dei suddetti titolari. In questi casi il responsabile dovrà suddividere il registro in tante sezioni quanti sono i titolari per conto dei quali agisce; ove, a causa dell’ingente numero di titolari per cui si operi, l’attività di puntuale indicazione e di continuo aggiornamento dei nominativi degli stessi nonché di correlazione delle categorie di trattamenti svolti per ognuno di essi risulti eccessivamente difficoltosa, il registro del responsabile potrebbe riportare il rinvio, ad es., a schede o banche dati anagrafiche dei clienti (titolari del trattamento), contenenti la descrizione dei servizi forniti agli stessi, ferma restando la necessità che comunque tali schede riportino tutte le indicazioni richieste dall’art. 30, par. 2 del RGPD;

b) con riferimento alla “descrizione delle categorie di trattamenti effettuati” (art. 30, par. 2, lett. b) del RGPD) è possibile far riferimento a quanto contenuto nel contratto di designazione a responsabile che, ai sensi dell’art. 28 del RGPD, deve individuare, in particolare, la natura e la finalità del trattamento, il tipo di dati personali e le categorie di interessati oggetto del trattamento, nonché la durata di quest’ultimo;

c) in caso di sub-responsabile, parimenti, il registro delle attività di trattamento svolte da quest’ultimo potrà specificatamente far riferimento ai contenuti del contratto stipulato tra lo stesso e il responsabile ai sensi dell’art. 28, paragrafi 2 e 4 del RGPD.

Il Garante propone un template semplificato per le PMI ,  che potete trovare qui in formato PDF o in formato  XLS

 

Fonte
Garante per la Protezione dei Dati Personali

8 ottobre 2018

Privacy , schede di sintesi : #4 Un approccio responsabile al trattamento: Accountability

Un approccio responsabile al trattamento: Accountability

Il Regolamento pone l’accento sulla “responsabilizzazione” di titolari e responsabili, ossia, sull’ adozione di comportamenti proattivi e tali da dimostrare la concreta adozione di misure finalizzate ad assicurare l’applicazione del Regolamento (artt. 23-25, in particolare, e l’intero Capo IV del Regolamento). Dunque, viene affidato ai titolari il compito di decidere autonomamente le modalità, le garanzie e i limiti del trattamento dei dati personali, nel rispetto delle disposizioni normative e alla luce di alcuni criteri specifici indicati nel Regolamento.

 

Il primo fra tali criteri è sintetizzato dall’espressione inglese “data protection by default and by design” (articolo 25), ossia dalla necessità di configurare il trattamento prevedendo fin dall’inizio le garanzie indispensabili “al fine di soddisfare i requisiti” del Regolamento e tutelare i diritti degli interessati, tenendo conto del contesto complessivo ove il trattamento si colloca e dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati. Tutto questo deve avvenire a monte, prima di procedere al trattamento dei dati vero e proprio (“sia al momento di determinare i mezzi del trattamento sia all’atto del trattamento stesso”, secondo quanto previsto dall’articolo 25, paragrafo 1, del Regolamento) e richiede, pertanto, un’analisi preventiva e un impegno applicativo da parte dei titolari che devono sostanziarsi in una serie di attività specifiche e dimostrabili.

 

Fondamentali fra tali attività sono quelle connesse al secondo criterio individuato nel Regolamento rispetto alla gestione degli obblighi dei titolari: ossia il rischio inerente al trattamento. Quest’ultimo è da intendersi come rischio di impatti negativi sulle libertà e i diritti degli interessati (considerando 75-77); tali impatti dovranno essere analizzati attraverso un apposito processo di valutazione (artt. 35- 36) tenendo conto dei rischi noti o evidenziabili e delle misure tecniche e organizzative (anche di sicurezza) che il titolare ritiene di dover adottare per mitigare tali rischi (si segnalano, al riguardo, le linee-guida in materia di valutazione di impatto sulla protezione dei dati del Gruppo “Articolo 29″, qui disponibili: www.garanteprivacy.it/Regolamentoue/DPIA). (Vedi anche: il tutorial del Garante sul concetto di “rischio”)

 

All’esito di questa valutazione di impatto, il titolare:

  • potrà decidere se iniziare il trattamento (avendo adottato le misure idonee a mitigare sufficientemente il rischio) ovvero, se il rischio risulta ciononostante elevato;
  • dovrà consultare l’autorità di controllo competente per ottenere indicazioni su come gestire il rischio residuale; l’Autorità avrà quindi il compito di indicare le misure ulteriori eventualmente da implementare a cura del titolare e potrà, ove necessario, adottare tutte le misure correttive ai sensi dell’articolo 58 del Regolamento (dall’ammonimento del titolare fino alla limitazione o al divieto di procedere al trattamento).

In conseguenza dell’applicazione del principio di accountability, dal 25 maggio 2018 non sono più  previste

  • la notifica preventiva dei trattamenti all’autorità di controllo;
  • una verifica preliminare da parte del Garante per i trattamenti “a rischio” (anche se potranno esservi alcune eccezioni legate a disposizioni nazionali, previste in particolare dall’articolo 36, paragrafo 5 del Regolamento).

 

Al loro posto, il Regolamento prevede in capo ai titolari l’obbligo (pressoché generalizzato) di tenere un registro dei trattamenti e, appunto, di effettuare valutazioni di impatto in piena autonomia con eventuale successiva consultazione dell’Autorità.

Fatte salve alcune eccezioni, chi intende effettuare un trattamento di dati personali deve fornire all’interessato alcune informazioni anche per  metterlo nelle condizioni di esercitare i propri diritti (articoli 15-22 del Regolamento medesimo)

Fonte
Schede di sintesi redatte dall’Ufficio del Garante per la Protezione dei Dati Personali a mero scopo divulgativo. Per un quadro completo della materia, si rimanda alla legislazione in tema di protezione dei dati personali e ai provvedimenti dell’Autorità

5 ottobre 2018

Una infezione su 10 da dispositivi USB è un cryptominer

I dispositivi USB, noti per diffondere malware tra computer non connessi, sono stati sfruttati dagli autori di cyberattacchi come efficace veicolo di distribuzione di malware di cryptomining. Secondo un recente report di Kaspersky Lab sulle minacce legate a USB e supporti rimovibili, anche se la gamma e il numero di attacchi di questo tipo resta relativamente basso, la quantità di vittime sta aumentando di anno in anno.

Nonostante i dispositivi USB vengano utilizzati da circa vent’anni e si siano guadagnati la reputazione di non essere device sicuri, rimangono comunque strumenti professionali molto diffusi e gadget apprezzati nelle fiere. Tutto ciò ha permesso a questi dispositivi di essere un obiettivo dei cybercriminali che hanno potuto utilizzarli per diffondere una serie di minacce. Come rilevato dalla Kaspersky Security Network (KSN), la top 10 delle minacce che sfruttano i supporti rimovibili è stata guidata, almeno fino al 2015, dal malware LNK di Windows. La lista include, inoltre, l’exploit “Stuxnet vulnerability” del 2010 che comincia ad essere “vecchio”, CVE-2018-2568 e sempre più cryptominer.

Secondo i dati del KSN, un cryptominer noto dal 2014 e rilevato nelle drive-root è il Trojan.Win32.Miner.ays/Trojan.Win64.Miner. Il trojan agisce scaricando l’applicazione di mining sul PC, la installa e, senza farsi rilevare, avvia il software di mining scaricando gli elementi che gli consentono di inviare qualsiasi risultato ad un server esterno controllato dall’autore delle minacce. I dati di Kaspersky Lab mostrano che alcune delle infezioni rilevate nel 2018 risalgono ad anni precedenti e sono state quindi probabilmente la causa di un significativo impatto negativo sulla potenza di calcolo del dispositivo della vittima.

Stanno, inoltre, crescendo di circa un sesto, anno dopo anno, le rilevazioni della versione a 64 bit del miner, con un aumento del 18,42% tra il 2016 e il 2017 e se ne prevede un aumento del 16,42% tra il 2017 e il 2018. Questi risultati suggeriscono come la propagazione tramite supporti rimovibili funzioni bene per questa minaccia.

I mercati emergenti, dove i dispositivi USB sono più utilizzati anche in azienda, sono i più vulnerabili alle infezioni maligne diffuse dai supporti rimovibili. I Paesi più colpiti sono Asia, Africa e Sud America, ma sono stati rilevati casi isolati anche in Paesi dell’Europa e del Nord America.

Nel 2018 alcuni dispositivi USB sono stati utilizzati anche per diffondere Dark Tequila, un complesso malware bancario scoperto il 21 agosto 2018, attivo in Messico dal 2013, che ha colpito utenti e aziende. Inoltre, secondo i dati del KSN, l’8% delle minacce rivolte ai sistemi di controllo industriale, nella prima metà del 2018, sono state diffuse tramite supporti rimovibili.

 

 

“I dispositivi USB, rispetto al passato, possono essere meno efficaci nella diffusione dell’infezione a causa della crescente consapevolezza della loro debolezza a livello di sicurezza e della diminuzione del loro utilizzo in ambito aziendale, ma la nostra ricerca mostra che rimangono comunque un rischio significativo che gli utenti non dovrebbero sottovalutare. Questi dispositivi sono certamente utili ai cybercriminali, che infatti continuano a sfruttarli, anche perché alcune infezioni non vengono rilevate addirittura per anni. Fortunatamente ci sono alcuni accorgimenti molto semplici che gli utenti e le aziende possono adottare per preservare la sicurezza” ha dichiarato Morten Lehn, General Manager Italy di Kaspersky Lab.
I dispositivi USB offrono molti vantaggi: sono compatti e maneggevoli e una grande risorsa per una azienda, ma i dispositivi in sé, i dati memorizzati su di essi e i computer a cui vengono collegati sono tutti potenzialmente vulnerabili alle cyberminacce se non protetti.
Kaspersky Lab consiglia di seguire alcuni accorgimenti per utilizzare i dispositivi USB e altri supporti rimovibili in modo sicuro:

  • Fare attenzione ai dispositivi che si connettono al proprio computer – qual è la loro origine?
  • Investire in dispositivi USB crittografati di marche affidabili, in questo modo i propri dati sono al sicuro anche se si perde il dispositivo
  • Assicurarsi che tutti i dati memorizzati sulle USB siano crittografati
  • Avere installata una soluzione di sicurezza in grado di verificare che sui supporti rimovibili non ci siano malware installati prima di collegarli alla rete; può infatti accadere che anche i dispositivi delle marche affidabili possano essere compromessi attraverso la loro supply chain.

Ulteriori consigli per le imprese:

  • Regolamentare l’uso dei dispositivi USB in azienda: definire quali dispositivi USB possono essere utilizzati, da chi e per cosa
  • Istruire i dipendenti sulle modalità sicure per utilizzare le USB, in particolare quando utilizzano un dispositivo sia su un computer di casa che su uno dell’ufficio
  • Non lasciare USB in giro e in vista

Le soluzioni di sicurezza di Kaspersky Lab, come Kaspersky Endpoint Security for Windows, garantiscono sicurezza e crittografia per tutti i supporti rimovibili, inclusi i dispositivi USB.
Il report completo sulle minacce USB è disponibile su Securelist.

Fonte
Kaspersky – Securelist

1 ottobre 2018

Privacy , schede di sintesi : #3 Trasparenza del trattamento: l’informativa agli interessati

Trasparenza del trattamento: l’informativa agli interessati

Fatte salve alcune eccezioni, chi intende effettuare un trattamento di dati personali deve fornire all’interessato alcune informazioni anche per  metterlo nelle condizioni di esercitare i propri diritti (articoli 15-22 del Regolamento medesimo)

 

Quando

L’informativa (disciplinata nello specifico dagli artt. 13 e 14 del Regolamento) deve essere fornita all’interessato prima di effettuare il trattamento, quindi prima della raccolta dei dati (se raccolti direttamente presso l’interessato: articolo 13 del Regolamento).

Nel caso di dati personali non raccolti direttamente presso l’interessato (articolo 14 del Regolamento), l’informativa deve essere fornita entro un termine ragionevole che non può superare 1 mese dalla raccolta, oppure al momento della comunicazione (non della registrazione) dei dati (a terzi o all’interessato) (diversamente da quanto prevedeva l’articolo 13, comma 4, del Codice).

 

Cosa

I contenuti dell’informativa sono elencati in modo tassativo negli articoli 13, paragrafo 1, e 14, paragrafo 1, del Regolamento e, in parte, sono più ampi rispetto al Codice. In particolare, il titolare deve sempre specificare i dati di contatto del RPD-DPO (Responsabile della protezione dei dati – Data Protection Officer), ove esistente, la base giuridica del trattamento, qual è il suo interesse legittimo se quest’ultimo costituisce la base giuridica del trattamento, nonché se trasferisce i dati personali in Paesi terzi e, in caso affermativo, attraverso quali strumenti (esempio: si tratta di un Paese terzo giudicato adeguato dalla Commissione europea; si utilizzano BCR di gruppo; sono state inserite specifiche clausole contrattuali modello, ecc.). Se i dati non sono raccolti direttamente presso l’interessato (articolo 14 del Regolamento), l’informativa deve comprendere anche le categorie dei dati personali oggetto di trattamento.

In tutti i casi, il titolare deve specificare la propria identità e quella dell’eventuale rappresentante nel territorio italiano, le finalità del trattamento, i diritti degli interessati (compreso il diritto alla portabilità dei dati), se esiste un responsabile del trattamento e la sua identità, e quali sono i destinatari dei dati.

Il Regolamento prevede anche ulteriori informazioni in quanto “necessarie per garantire un trattamento corretto e trasparente”: in particolare, il titolare deve specificare il periodo di conservazione dei dati o i criteri seguiti per stabilire tale periodo di conservazione, e il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo.

Se il trattamento comporta processi decisionali automatizzati (anche la profilazione), l’informativa deve specificarlo e deve indicare anche la logica di tali processi decisionali e le conseguenze previste per l’interessato.

 

Come

L’informativa è data, in linea di principio, per iscritto e preferibilmente in formato elettronico (soprattutto nel contesto di servizi online:  articolo 12, paragrafo 1, e considerando 58). Sono comunque ammessi “altri mezzi”, quindi può essere fornita anche in forma orale, ma nel rispetto delle caratteristiche di cui sopra (articolo 12, paragrafo 1).

Il Regolamento ammette l’utilizzo di icone per presentare i contenuti dell’informativa in forma sintetica, ma solo “in combinazione” con l’informativa estesa (articolo 12, paragrafo 7); queste icone in futuro dovranno essere uniformate in tutta l’Ue attraverso l’intervento dalla Commissione europea.

In base al Regolamento, si deve porre particolare attenzione alla formulazione dell’informativa, che deve essere soprattutto comprensibile e trasparente per l’interessato, attraverso l’uso di un linguaggio chiaro e semplice. In particolare, bisogna ricordare che per i minori si devono prevedere informative idonee (anche considerando 58).

Per maggiori dettagli ed esempi di redazione di informative,  il documento del WP29 in materia di “Trasparenza” del trattamento, qui disponibile: www.garanteprivacy.it/regolamentoue/trasparenza

 

Fonte
Schede di sintesi redatte dall’Ufficio del Garante per la Protezione dei Dati Personali a mero scopo divulgativo. Per un quadro completo della materia, si rimanda alla legislazione in tema di protezione dei dati personali e ai provvedimenti dell’Autorità

28 settembre 2018

Privacy , schede di sintesi : #2 la liceità del trattamento di dati personali

Assicurare la liceità del trattamento di dati personali

Il Regolamento, come già il d.lgs 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali, prevede che ogni trattamento deve trovare fondamento in un’idonea base giuridica. I fondamenti di liceità del trattamento di dati personali sono indicati all’articolo 6 del Regolamento:

  • consenso, adempimento obblighi contrattuali, interessi vitali della persona interessata o di terzi, obblighi di legge cui è soggetto il titolare, interesse pubblico o esercizio di pubblici poteri, interesse legittimo prevalente del titolare o di terzi cui i dati vengono comunicati.

 

Categorie particolari di dati personali

Per le “categorie particolari di dati personali” (articolo 9 del Regolamento), il loro trattamento è vietato, in prima battuta, a meno che il titolare possa dimostrare di soddisfare almeno una delle condizioni fissate all’articolo 9, paragrafo 2 del Regolamento, che qui ricordiamo:

  • l’interessato ha prestato il proprio consenso esplicito al trattamento di tali dati personali per una o più finalità specifiche;
  • il trattamento è effettuato da una fondazione, associazione o altro organismo senza scopo di lucro che persegua finalità politiche, filosofiche, religiose o sindacali;
  • il trattamento riguarda dati personali resi manifestamente pubblici dall’interessato;
  • il trattamento è necessario per uno dei seguenti scopi:
    • per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale;
    • per tutelare un interesse vitale dell’interessato o di un’altra persona fisica qualora l’interessato si trovi nell’incapacità fisica o giuridica di prestare il proprio consenso;
    • per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali;
    • per motivi di interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell’Unione o degli Stati membri;
    • per finalità di medicina preventiva o di medicina del lavoro, valutazione della capacità lavorativa del dipendente, diagnosi, assistenza o terapia sanitaria o sociale ovvero gestione dei sistemi e servizi sanitari o sociali;
    • per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica;
    • per il perseguimento di fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici.

Per alcune di tali finalità sono previste limitazioni o prescrizioni ulteriori, anche nel diritto nazionale.

 

Il consenso

Quando il trattamento si fonda sul consenso dell’interessato, il titolare deve sempre essere in grado di dimostrare (articolo 7.1 del Regolamento) che l’interessato ha prestato il proprio consenso), che è valido se:

  • all’interessato è stata resa l’informazione sul trattamento dei dati personali (articoli 13 o 14 del Regolamento);
  • è stato espresso dall’interessato liberamente, in modo inequivocabile e, se il trattamento persegue più finalità, specificamente con riguardo a ciascuna di esse. Il consenso deve essere sempre revocabile.

Occorre verificare che la richiesta di consenso sia chiaramente distinguibile da altre richieste o dichiarazioni rivolte all’interessato (articolo 7.2), per esempio all’interno della modulistica.

Non è ammesso il consenso tacito o presunto (per esempio, presentando caselle già spuntate su un modulo).

Quando il trattamento riguarda le “categorie particolari di dati personali” (articolo 9 Regolamento) il consenso deve essere “esplicito”; lo stesso vale per il consenso a decisioni basate su trattamenti automatizzati (compresa la profilazione – articolo 22).

Il consenso non deve essere necessariamente “documentato per iscritto”, né è richiesta la “forma scritta”, anche se questa è modalità idonea a configurare l’inequivocabilità del consenso e il suo essere “esplicito” (per le categorie particolari di dati di cui all’articolo 9 Regolamento).

Per approfondimenti:
Linee-guida sul consenso
Linee-guida in materia di profilazione e decisioni automatizzateazione.

 

Interesse vitale di un terzo

Si può invocare tale base giuridica per il trattamento di dati personali solo se nessuna delle altre condizioni di liceità può trovare applicazione (considerando 46 : Il trattamento di dati personali dovrebbe essere altresì considerato lecito quando è necessario per proteggere un interesse essenziale per la vita dell’interessato o di un’altra persona fisica. Il trattamento di dati personali fondato sull’interesse vitale di un’altra persona fisica dovrebbe avere luogo in principio unicamente quando il trattamento non può essere manifestamente fondato su un’altra base giuridica. Alcuni tipi di trattamento dei dati personali possono rispondere sia a rilevanti motivi di interesse pubblico sia agli interessi vitali dell’interessato, per esempio se il trattamento è necessario a fini umanitari, tra l’altro per tenere sotto controllo l’evoluzione di epidemie e la loro diffusione o in casi di emergenze umanitarie, in particolare in casi di catastrofi di origine naturale e umana.).

 

Interesse legittimo prevalente di un titolare o di un terzo

Il ricorso a questa base giuridica per il trattamento di dati personali presuppone che il titolare stesso effettui un bilanciamento fra il legittimo interesse suo o del terzo e i diritti e libertà dell’interessato. Dal 25 maggio 2018, dunque, tale bilanciamento non spetta più all’Autorità, in linea di principio.
Si tratta di una delle principali espressioni del principio di “responsabilizzazione” introdotto dal Regolamento 2016/679.

L’interesse legittimo del titolare o del terzo deve risultare prevalente sui diritti e le libertà fondamentali dell’interessato per costituire un valido fondamento di liceità.

Il Regolamento chiarisce espressamente che l’interesse legittimo del titolare non costituisce idonea base giuridica per i trattamenti svolti dalle autorità pubbliche in esecuzione dei rispettivi compiti.

Si ricordi, inoltre, che il legittimo interesse non può essere invocato isolatamente quale base giuridica per il trattamento delle categorie particolari di dati personali (articolo 9, paragrafo 2, del Regolamento).

Fonte
Schede di sintesi redatte dall’Ufficio del Garante per la Protezione dei Dati Personali a mero scopo divulgativo. Per un quadro completo della materia, si rimanda alla legislazione in tema di protezione dei dati personali e ai provvedimenti dell’Autorità

21 settembre 2018