Principio di “responsabilizzazione” dei titolari e responsabili del trattamento: principali elementi

Rapporti contrattuali fra titolare e responsabile del trattamento

Il Regolamento definisce caratteristiche soggettive e responsabilità di titolare e responsabile del trattamento negli stessi termini di cui alla direttiva 95/46/CE e, quindi, al Codice privacy italiano.

Tuttavia, il Regolamento (articolo 28) prevede dettagliatamente le caratteristiche dell’atto con cui il titolare designa un responsabile del trattamento attribuendogli specifici compiti. Deve trattarsi, infatti, di un contratto (o altro atto giuridico conforme al diritto nazionale) e deve disciplinare tassativamente almeno le materie riportate al paragrafo 3 dell’articolo 28 al fine di dimostrare che il responsabile fornisce “garanzie sufficienti”, quali, in particolare:

• la natura, durata e finalità del trattamento o dei trattamenti assegnati
• le categorie di dati oggetto di trattamento
• le misure tecniche e organizzative adeguate a consentire il rispetto delle istruzioni impartite dal titolare e, in via generale, delle disposizioni contenute nel Regolamento

Inoltre, il Regolamento prevede obblighi specifici in capo ai responsabili del trattamento, distinti da quelli pertinenti ai rispettivi titolari. Ciò riguarda, in particolare:

• la tenuta del registro dei trattamenti svolti (articolo 30, paragrafo 2);
• l’adozione di idonee misure tecniche e organizzative per garantire la sicurezza dei trattamenti (articolo 32);
• la designazione di un RPD-DPO, nei casi previsti dal Regolamento o dal diritto nazionale (articolo 37).

Una novità importante del Regolamento è la possibilità di designare sub-responsabili del trattamento da parte di un responsabile (articolo 28, paragrafo 4), per specifiche attività di trattamento, nel rispetto degli stessi obblighi contrattuali che legano titolare e responsabile primario; quest’ultimo risponde dinanzi al titolare dell’inadempimento dell’eventuale sub-responsabile, anche ai fini del risarcimento di eventuali danni causati dal trattamento, salvo dimostri che l’evento dannoso “non gli è in alcun modo imputabile” (articolo 82, paragrafo 1 e paragrafo 3).

Registro dei trattamenti

Tutti i titolari e i responsabili di trattamento, eccettuati gli organismi con meno di 250 dipendenti – ma solo se non effettuano trattamenti a rischio (articolo 30, paragrafo 5) – devono tenere un registro delle operazioni di trattamento, i cui contenuti sono indicati all’articolo 30.

Si tratta di uno strumento fondamentale allo scopo di disporre di un quadro aggiornato dei trattamenti in essere all’interno di un’azienda o di un soggetto pubblico, indispensabile per ogni valutazione e analisi del rischio. I contenuti del registro sono fissati nell’articolo 30. Tuttavia, niente vieta a un titolare o responsabile di inserire ulteriori informazioni se lo si riterrà opportuno proprio nell’ottica della complessiva valutazione di impatto dei trattamenti svolti.

Il registro deve avere forma scritta, anche elettronica, e deve essere esibito su richiesta al Garante.

Misure di sicurezza

Il titolare del trattamento, come pure il responsabile del trattamento, è obbligato ad adottare misure tecniche e organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio del trattamento (con l’obiettivo di evitare distruzione accidentale o illecita, perdita, modifica, rivelazione, accesso non autorizzato).

Fra tali misure, il Regolamento menziona, in particolare, la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati; misure per garantire la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento; misure atte a garantire il tempestivo ripristino della disponibilità dei dati; procedure per verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure di sicurezza adottate.

La lista di cui al paragrafo 1 dell’articolo 32 è una lista aperta e non esaustiva (“tra le altre, se del caso”).

Per questi motivi, non possono sussistere dopo il 25 maggio 2018 obblighi generalizzati di adozione di misure “minime” di sicurezza poiché tale valutazione è rimessa, caso per caso, al titolare e al responsabile in rapporto ai rischi specificamente individuati come da articolo 32 del Regolamento.

Vi è, inoltre, la possibilità di utilizzare l’adesione a specifici codici di condotta o a schemi di certificazione per attestare l’adeguatezza delle misure di sicurezza adottate (articolo 32, paragrafo 3).

Notifica di una violazione dei dati personali

A partire dal 25 maggio 2018, tutti i titolari  dovranno notificare al Garante le violazioni di dati personali di cui vengano a conoscenza, entro 72 ore e comunque “senza ingiustificato ritardo”, se ritengono probabile che da tale violazione derivino rischi per i diritti e le libertà degli interessati (considerando 85). Pertanto, la notifica all’Autorità dell’avvenuta violazione non è obbligatoria, essendo subordinata alla valutazione del rischio per gli interessati che spetta al titolare.

Se la probabilità di tale rischio è elevata, si dovrà informare delle violazione anche gli interessati, sempre “senza ingiustificato ritardo”; fanno eccezione le circostanze indicate al paragrafo 3 dell’articolo 34.

I contenuti della notifica all’Autorità e della comunicazione agli interessati sono indicati, in via non esclusiva, agli articolo 33 e 34 del Regolamento.

Tutti i titolari di trattamento devono in ogni caso documentare le violazioni di dati personali subite, anche se non notificate all’autorità di controllo e non comunicate agli interessati, nonché le relative circostanze e conseguenze e i provmenti adottati (articolo 33, paragrafo 5). È bene, dunque,  adottare le misure necessarie a documentare eventuali violazioni, anche perché i titolari sono tenuti a fornire tale documentazione, su richiesta, al Garante in caso di accertamenti.

Responsabile della protezione dei dati

La designazione di un “responsabile della protezione dati” (RPD) è finalizzata a facilitare l’attuazione della normativa da parte del titolare/responsabile (articolo 39). Non è un caso, infatti, che fra i compiti del RPD rientrino “la sensibilizzazione e la formazione del personale” e la sorveglianza sullo svolgimento della valutazione di impatto di cui all’articolo 35, oltre alla funzione di punto di contatto per gli interessati e per il Garante rispetto a ogni questione attinente l’applicazione del Regolamento.

La sua designazione è obbligatoria in alcuni casi (articolo 37), e il Regolamento delinea le caratteristiche soggettive e oggettive di questa figura (indipendenza, autorevolezza, competenze manageriali:  articoli 38 e 39) in termini che il Gruppo di lavoro “Articolo 29” ha ritenuto opportuno chiarire attraverso alcune linee-guida, disponibili anche sul sito del Garante, e alle quali si rinvia per maggiori delucidazioni unitamente alle relative FAQ (www.garanteprivacy.it/Regolamentoue/rpd).

Fonte
Schede di sintesi redatte dall’Ufficio del Garante per la Protezione dei Dati Personali a mero scopo divulgativo. Per un quadro completo della materia, si rimanda alla legislazione in tema di protezione dei dati personali e ai provvedimenti dell’Autorità