L’impatto ambientale delle e-mail: un problema sottovalutato

Nel mondo sempre più digitale in cui viviamo, spesso diamo per scontato l’uso della posta elettronica senza considerare il suo impatto ambientale. Sul sito https://carbonliteracy.com è possibile scoprire quante e in che modo queste azioni quotidiane pesano sul nostro ecosistema. Infatti ogni e-mail inviata contribuisce alle emissioni di CO2, e il peso ecologico di questo strumento è più significativo di quanto si possa immaginare.

Le emissioni di CO2 di un’e-mail possono variare notevolmente: le email bloccate da un filtro spam producono meno di un grammo di CO2 mentre un’email con un allegato superiore a 10 MB può arrivare a generare fino a 50 grammi di CO2.

Con un flusso medio di circa 100 email al giorno per persona, si stima che un singolo utente generi fino a 1,6 kg di CO2 quotidianamente solo attraverso l’uso della posta elettronica.

Il digitale non è esente da impatto ambientale

Molti considerano il digitale come una soluzione ecologica rispetto ai tradizionali metodi di comunicazione cartacea, ma la realtà è più complessa. Le infrastrutture digitali richiedono enormi quantità di energia per funzionare: server, data center e dispositivi IoT consumano risorse in modo significativo. Nel mondo esistono circa 700 milioni di server distribuiti in 3 milioni di data center. A questo si aggiungono 19 miliardi di dispositivi IoT connessi alla rete, dai frigoriferi intelligenti alle automobili, passando per i dispositivi di domotica e i piccoli accessori come i TAG per le chiavi.

Questa infrastruttura massiva richiede una quantità di energia colossale, rendendo sempre più urgente la necessità di adottare strategie sostenibili per la gestione dei dati e delle comunicazioni digitali.

Restando sulle email, i dati vengono duplicati fino a sei volte nei vari server per garantire la sicurezza e l’integrità delle informazioni, (Google adotta questo sistema di duplicazione) e ciò per ridurre il rischio di perdita. Ma quanta energia viene consumata per alimentare e raffreddare questi sistemi?

Cosa possiamo fare per ridurre l’impatto ambientale delle e-mail?

Ecco alcune azioni concrete per limitare l’impatto ambientale della nostra attività digitale:

Eliminare le iscrizioni a newsletter inutilizzate per ridurre il numero di e-mail ricevute.
Limitare il numero di e-mail inviate, evitando comunicazioni superflue.
Ridurre le dimensioni e il numero di allegati, utilizzando link a documenti condivisi anziché inviarli come file pesanti.
Pulire la cronologia delle conversazioni e-mail, cancellando i messaggi non più necessari.

Inoltre, la scelta del fornitore di servizi può fare la differenza.

Optare per provider che limitano la duplicazione dei dati a un massimo di tre copie e che utilizzano energia rinnovabile per i loro server è un piccolo ma significativo passo per ridurre la nostra impronta sull’ambiente.

Tratto da www.culturaeconsapevolezza.mase.gov.it

Garante: sì ad accesso proprie email dopo fine rapporto lavoro – Sanzione di 50mila euro ad una compagnia assicurativa

Il lavoratore può accedere ai messaggi del proprio account email aziendale e ai documenti presenti nel pc dopo la fine del rapporto di lavoro. Eventuali limitazioni devono essere motivate da specifiche e comprovate ragioni, come la tutela di segreti aziendali.

È quanto ha affermato il Garante per la protezione dei dati personali accogliendo il reclamo di un ex dipendente di una compagnia assicurativa, che aveva chiesto copia dei messaggi della propria casella di posta elettronica aziendale e dei documenti salvati nel pc. La società aveva effettuato un accesso alla posta elettronica dell’ex dipendente e, dopo averne esaminato il contenuto, aveva fornito esclusivamente i messaggi ritenuti “strettamente personali”, escludendo quelli legati all’attività lavorativa.

Secondo il Garante, il diritto di accesso riguarda tutti i dati personali, comprese le comunicazioni intercorse tramite un account aziendale individualizzato. Non è quindi legittimo selezionare preventivamente i contenuti da fornire né limitarli o oscurarli sulla base della distinzione tra ambito personale e professionale.

L’Autorità ha inoltre rilevato criticità nella gestione dei dati, in particolare per la mancanza di trasparenza nelle informative e per i tempi di conservazione delle email (5 anni) e dei dati di navigazione (12 mesi), ritenuti non proporzionati rispetto alle finalità dichiarate.

Per le violazioni accertate è stata inflitta una sanzione di 50mila euro. Il Garante ha inoltre ordinato di consentire l’accesso integrale ai dati richiesti e di adeguare informative e policy interne alla normativa privacy.

Tratto da www.garanteprivacy.it – News del 15/04/2026

Lavoro: dal Garante Privacy nuove tutele per la email dei dipendenti. Varato un Documento di indirizzo sulla conservazione dei metadati

Tratto da www.garanteprivacy.it – Newsletter del 06/02/2024

I datori di lavoro pubblici e privati che per la gestione della posta elettronica utilizzano programmi forniti anche in modalità cloud da oggi hanno a disposizione nuove indicazioni utili a prevenire trattamenti di dati in contrasto con la disciplina sulla protezione dei dati e le norme che tutelano la libertà e la dignità dei lavoratori.

Il Garante per la protezione dei dati personali ha infatti adottato un documento di indirizzo denominato “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati” rivolto ai datori di lavoro pubblici e privati.

Il documento nasce a seguito di accertamenti effettuati dall’Autorità dai quali è emerso che alcuni programmi e servizi informatici per la gestione della posta elettronica, commercializzati da fornitori anche in modalità cloud, sono configurati in modo da raccogliere e conservare – per impostazione predefinita, in modo preventivo e generalizzato – i metadati relativi all’utilizzo degli account di posta elettronica dei dipendenti (ad esempio, giorno, ora, mittente, destinatario, oggetto e dimensione dell’email). In alcuni casi è emerso anche che i sistemi non consentono ai datori di lavoro di disabilitare la raccolta sistematica dei dati e ridurre il periodo di conservazione.

Con il documento odierno il Garante chiede quindi ai datori di lavoro di verificare che i programmi e i servizi informatici di gestione della posta elettronica in uso ai dipendenti (specialmente in caso di prodotti di mercato forniti in cloud o as-a-service) consentano di modificare le impostazioni di base, impedendo la raccolta dei metadati o limitando il loro periodo di conservazione ad un massimo di 7 giorni, estensibili, in presenza di comprovate esigenze, di ulteriori 48 ore. Periodo considerato congruo, sotto il profilo prettamente tecnico, per assicurare il regolare funzionamento della posta elettronica in uso al lavoratore.

I datori di lavoro che per esigenze organizzative e produttive o di tutela del patrimonio anche informativo del titolare (in particolare, ad esempio, per specifiche esigenze di sicurezza dei sistemi) avessero necessità di trattare i metadati per un periodo di tempo più esteso, dovranno espletare le procedure di garanzia previste dallo Statuto dei lavoratori (accordo sindacale o autorizzazione dell’ispettorato del lavoro). L’estensione del periodo di conservazione oltre l’arco temporale fissato dal Garante può infatti comportare un indiretto controllo a distanza dell’attività del lavoratore.

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