E-mail dei dipendenti, il Garante privacy avvia una consultazione pubblica

Tratto da www.garanteprivacy.it – Newsletter del 27/02/2024

Per rispondere alle numerose richieste di chiarimenti ricevute, il Garante ha dunque deciso di differire l’efficacia del documento di indirizzo e promuovere una consultazione pubblica di 30 giorni sulle forme e modalità di utilizzo che renderebbero necessaria una conservazione dei metadati superiore a quella ipotizzata nel documento di indirizzo.

Come già comunicato il 6 febbraio scorso nel nostro blog, il Garante, per richiamare l’attenzione su alcuni aspetti che potrebbero essere in contrasto con la disciplina di protezione dei dati e le norme a tutela del lavoratore, ha recentemente pubblicato il documento di indirizzo “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati”, con cui – in particolare – viene indicato in 7 giorni, estensibili di 48 ore per comprovate esigenze, il periodo di conservazione dei metadati degli account dei servizi di posta elettronica.

Datori di lavoro pubblici e privati, esperti della disciplina di protezione dei dati e tutti i soggetti interessati avranno a disposizione 30 giorni, a partire dalla pubblicazione in Gazzetta ufficiale, per inviare al Garante le proprie osservazioni, i commenti, le informazioni, le proposte e tutti gli elementi ritenuti utili, tramite posta ordinaria o alle caselle protocollo@gpdp.it oppure protocollo@pec.gpdp.it.

Lavoro: dal Garante Privacy nuove tutele per la email dei dipendenti. Varato un Documento di indirizzo sulla conservazione dei metadati

Tratto da www.garanteprivacy.it – Newsletter del 06/02/2024

I datori di lavoro pubblici e privati che per la gestione della posta elettronica utilizzano programmi forniti anche in modalità cloud da oggi hanno a disposizione nuove indicazioni utili a prevenire trattamenti di dati in contrasto con la disciplina sulla protezione dei dati e le norme che tutelano la libertà e la dignità dei lavoratori.

Il Garante per la protezione dei dati personali ha infatti adottato un documento di indirizzo denominato “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati” rivolto ai datori di lavoro pubblici e privati.

Il documento nasce a seguito di accertamenti effettuati dall’Autorità dai quali è emerso che alcuni programmi e servizi informatici per la gestione della posta elettronica, commercializzati da fornitori anche in modalità cloud, sono configurati in modo da raccogliere e conservare – per impostazione predefinita, in modo preventivo e generalizzato – i metadati relativi all’utilizzo degli account di posta elettronica dei dipendenti (ad esempio, giorno, ora, mittente, destinatario, oggetto e dimensione dell’email). In alcuni casi è emerso anche che i sistemi non consentono ai datori di lavoro di disabilitare la raccolta sistematica dei dati e ridurre il periodo di conservazione.

Con il documento odierno il Garante chiede quindi ai datori di lavoro di verificare che i programmi e i servizi informatici di gestione della posta elettronica in uso ai dipendenti (specialmente in caso di prodotti di mercato forniti in cloud o as-a-service) consentano di modificare le impostazioni di base, impedendo la raccolta dei metadati o limitando il loro periodo di conservazione ad un massimo di 7 giorni, estensibili, in presenza di comprovate esigenze, di ulteriori 48 ore. Periodo considerato congruo, sotto il profilo prettamente tecnico, per assicurare il regolare funzionamento della posta elettronica in uso al lavoratore.

I datori di lavoro che per esigenze organizzative e produttive o di tutela del patrimonio anche informativo del titolare (in particolare, ad esempio, per specifiche esigenze di sicurezza dei sistemi) avessero necessità di trattare i metadati per un periodo di tempo più esteso, dovranno espletare le procedure di garanzia previste dallo Statuto dei lavoratori (accordo sindacale o autorizzazione dell’ispettorato del lavoro). L’estensione del periodo di conservazione oltre l’arco temporale fissato dal Garante può infatti comportare un indiretto controllo a distanza dell’attività del lavoratore.

La difesa in giudizio non giustifica l’accesso alla posta elettronica del lavoratore

Tratto da www.garanteprivacy.it – Newsletter del 15/03/2023

Il legittimo interesse a trattare dati personali per difendere un proprio diritto in giudizio non annulla il diritto dei lavoratori alla protezione dei dati personali. Tanto più se riguarda una forma di corrispondenza, come i messaggi di posta elettronica, la cui segretezza è tutelata anche costituzionalmente.

È una delle motivazioni con cui il Garante privacy ha sanzionato un’azienda che, dopo l’interruzione della collaborazione con un’esponente di una cooperativa, ne aveva mantenuto attivo l’account di posta elettronica, prendendo visione del contenuto e impostando un sistema di inoltro verso un dipendente della società.

La collaboratrice, prima che si definisse il rapporto di lavoro con l’azienda, aveva raccolto, a nome dell’azienda stessa e tramite una casella mail aperta per l’occasione, i riferimenti di potenziali clienti incontrati a una fiera.

Secondo l’azienda poi, il successivo tentativo di contattarli a nome della propria cooperativa aveva in seguito portato a un contenzioso giudiziale.

Quindi, nel timore di perdere i rapporti coi potenziali clienti, l’azienda non si era limitata a scrivere per spiegare loro che la persona era stata rimossa, ma ne aveva anche visionato le comunicazioni. Secondo il Garante, né l’esigenza di mantenere i rapporti con i clienti né l’interesse a difendere un proprio diritto in giudizio, legittimano un tale trattamento di dati personali. Per realizzare un adeguato bilanciamento degli interessi in gioco (necessità di prosecuzione dell’attività economica del titolare e diritto alla riservatezza dell’interessato) sarebbe stato sufficiente attivare un sistema di risposta automatico, con l’indicazione di indirizzi alternativi da contattare, senza prendere visione delle comunicazioni in entrata sull’account.

Nel corso del procedimento è inoltre emerso che l’azienda, in quanto titolare del trattamento, non aveva fornito all’interessata né idoneo riscontro alla richiesta di cancellazione della casella e-mail né l’informativa sul trattamento dati. A nulla vale il fatto che il contratto di assunzione non fosse stato ancora firmato. Come ricorda l’Autorità, nell’ambito di trattative precontrattuali, infatti, l’obbligo di informare gli interessati è espressione del principio generale di correttezza.

Nuove patch Zimbra: 9.0.0 Patch 10 + 8.8.15 Patch 17

Tratto da: Blog Zimbra

Autore: Urvi Mehta – 16 dicembre 2020

Zimbra 9.0.0 “Kepler” Patch 10 e 8.8.15 “James Prescott Joule” Patch 17 sono ora disponibili.

Per Zimbra 8.8.8 e versioni successive, non è necessario scaricare alcuna build di patch. I pacchetti di patch possono essere installati utilizzando i comandi di gestione dei pacchetti Linux. Fare riferimento alle rispettive note di rilascio per l’installazione delle patch sulle piattaforme Red Hat e Ubuntu.

Nota: l’installazione di un pacchetto zimbra-patch aggiorna solo i pacchetti principali di Zimbra.

Nginx Upgrade (Beta)
Aggiornato Nginx di terze parti dalla versione 1.7.1 alla 1.19.0.
Supporto di Nginx 1.19.0 per TLSv1.3.

Zimbra 9.0.0 “Kepler” Patch 10

La patch 10 è disponibile per la versione GA di Zimbra 9.0.0 “Kepler” e include correzioni di sicurezza, novità, problemi risolti e problemi noti come elencato nelle note di rilascio .

Installazione della patch

Fare riferimento alle note di rilascio per l’installazione di Zimbra 9.0.0 Patch 10 su piattaforme Red Hat e Ubuntu.

Zimbra 8.8.15 Patch 17 “James Prescott Joule”

La patch 17 è disponibile per la versione GA di Zimbra 8.8.15 “James Prescott Joule” e include correzioni di sicurezza, novità, problemi risolti e problemi noti come elencato nelle note di rilascio .

Installazione della patch

Fare riferimento alle note di rilascio per l’installazione di Zimbra 8.8.15 Patch 17 su piattaforme Red Hat e Ubuntu.

Zimbra 9: la nuova versione

Zimbra è una piattaforma, basata su tecnologia open source, per la messaggistica e la collaborazione.

Sono centinaia di milioni le caselle di posta elettronica gestite oggi da Zimbra in quasi tutto il mondo: la piattaforma, infatti, viene utilizzata in oltre 140 paesi.

Nella nuova versione, Zimbra 9, uscita quest’anno:

l’’interfaccia utente, basata sulla tecnologia React, è rinnovata, moderna e reattiva, facile da utilizzare
la release è sempre più estendibile e può essere integrata anche con nuove app, quali Slack, Dropbox e Zoom
l’integrazione con il back-end di Zimbra 8 assicura agli utenti affidabilità, sicurezza e privacy dei dati
grazie a un nuovo framework di Zimlet, è aumentata la possibilità di personalizzazione e di flessibilità
il procedimento di upgrade è molto facile e non è necessario effettuare la migrazione dei dati.

In sintesi, le funzionalità di Zimbra, oltre all’invio e al ricevimento della posta elettronica, sono le seguenti:

Gestione della posta – archiviazione automatica dei messaggi per utenti, gruppi e data
Rubriche e Calendari – Email, Calendario, Documenti, Files e Instant Messaging sono integrati in un’unica piattaforma e possono essere condivisi con il team di lavoro
Documenti Web – la suite permette la creazione, la condivisione e l’archiviazione di file e documenti
Chat di messaggistica istantanea, chiamate vocali e segreteria telefonica – per non perdere nemmeno una conversazione o un messaggio importante
Agenda – per tenere traccia degli impegni, rispettare le deadline e organizzare i task
Videoconferenze – il client consente a più persone distanti una dall’altra di incontrarsi virtualmente in riunioni e call, evitando spostamenti, trasferte, viaggi e perdite di tempo
Integrazione con un’infinità di applicazioni esterne e servizi web: Facebook, Twitter, Socialcast, Slack, Dropbox, Zoom e altre applicazioni d’impresa, tra cui Oracle e SAP. In questo modo è garantito un flusso di lavoro e di collaborazione continuo e accessibile da un’unica piattaforma.

Le estensioni che permettono al prodotto di integrarsi con altre applicazioni e funzioni, potenziandone così le performance, sono definite Zimlet, piccoli plug-in, di componenti aggiuntive e mini applicazioni che estendono le potenzialità e le funzionalità del client di posta elettronica.

Zimbra può anche essere implementato nel cloud, in sede (cloud privato) o come servizio ibrido, a seconda delle preferenze.

Il servizio di email collaboration è rivolto alle aziende, agli enti pubblici, alle università, alle istituzioni finanziarie e ai singoli individui.

Per maggiori informazioni: dircom@argonavis.it

Zimbra 9.0.0 “Kepler” Patch 10

Installazione della patch

Zimbra 8.8.15 Patch 17 “James Prescott Joule”

Installazione della patch

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