Garante: sì ad accesso proprie email dopo fine rapporto lavoro – Sanzione di 50mila euro ad una compagnia assicurativa

Il lavoratore può accedere ai messaggi del proprio account email aziendale e ai documenti presenti nel pc dopo la fine del rapporto di lavoro. Eventuali limitazioni devono essere motivate da specifiche e comprovate ragioni, come la tutela di segreti aziendali.

È quanto ha affermato il Garante per la protezione dei dati personali accogliendo il reclamo di un ex dipendente di una compagnia assicurativa, che aveva chiesto copia dei messaggi della propria casella di posta elettronica aziendale e dei documenti salvati nel pc. La società aveva effettuato un accesso alla posta elettronica dell’ex dipendente e, dopo averne esaminato il contenuto, aveva fornito esclusivamente i messaggi ritenuti “strettamente personali”, escludendo quelli legati all’attività lavorativa.

Secondo il Garante, il diritto di accesso riguarda tutti i dati personali, comprese le comunicazioni intercorse tramite un account aziendale individualizzato. Non è quindi legittimo selezionare preventivamente i contenuti da fornire né limitarli o oscurarli sulla base della distinzione tra ambito personale e professionale.

L’Autorità ha inoltre rilevato criticità nella gestione dei dati, in particolare per la mancanza di trasparenza nelle informative e per i tempi di conservazione delle email (5 anni) e dei dati di navigazione (12 mesi), ritenuti non proporzionati rispetto alle finalità dichiarate.

Per le violazioni accertate è stata inflitta una sanzione di 50mila euro. Il Garante ha inoltre ordinato di consentire l’accesso integrale ai dati richiesti e di adeguare informative e policy interne alla normativa privacy.

Tratto da www.garanteprivacy.it – News del 15/04/2026

Documento di indirizzo. Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati

Tratto da www.garanteprivacy.it – News del 17/06/2024

Il Garante Privacy ha pubblicato sul suo sito Internet il Provvedimento del 6 giugno 2024 – Documento di indirizzo. Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati.

ll provvedimento è consultabile al seguente link.

Lavoro: dal Garante Privacy nuove tutele per la email dei dipendenti. Varato un Documento di indirizzo sulla conservazione dei metadati

Tratto da www.garanteprivacy.it – Newsletter del 06/02/2024

I datori di lavoro pubblici e privati che per la gestione della posta elettronica utilizzano programmi forniti anche in modalità cloud da oggi hanno a disposizione nuove indicazioni utili a prevenire trattamenti di dati in contrasto con la disciplina sulla protezione dei dati e le norme che tutelano la libertà e la dignità dei lavoratori.

Il Garante per la protezione dei dati personali ha infatti adottato un documento di indirizzo denominato “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati” rivolto ai datori di lavoro pubblici e privati.

Il documento nasce a seguito di accertamenti effettuati dall’Autorità dai quali è emerso che alcuni programmi e servizi informatici per la gestione della posta elettronica, commercializzati da fornitori anche in modalità cloud, sono configurati in modo da raccogliere e conservare – per impostazione predefinita, in modo preventivo e generalizzato – i metadati relativi all’utilizzo degli account di posta elettronica dei dipendenti (ad esempio, giorno, ora, mittente, destinatario, oggetto e dimensione dell’email). In alcuni casi è emerso anche che i sistemi non consentono ai datori di lavoro di disabilitare la raccolta sistematica dei dati e ridurre il periodo di conservazione.

Con il documento odierno il Garante chiede quindi ai datori di lavoro di verificare che i programmi e i servizi informatici di gestione della posta elettronica in uso ai dipendenti (specialmente in caso di prodotti di mercato forniti in cloud o as-a-service) consentano di modificare le impostazioni di base, impedendo la raccolta dei metadati o limitando il loro periodo di conservazione ad un massimo di 7 giorni, estensibili, in presenza di comprovate esigenze, di ulteriori 48 ore. Periodo considerato congruo, sotto il profilo prettamente tecnico, per assicurare il regolare funzionamento della posta elettronica in uso al lavoratore.

I datori di lavoro che per esigenze organizzative e produttive o di tutela del patrimonio anche informativo del titolare (in particolare, ad esempio, per specifiche esigenze di sicurezza dei sistemi) avessero necessità di trattare i metadati per un periodo di tempo più esteso, dovranno espletare le procedure di garanzia previste dallo Statuto dei lavoratori (accordo sindacale o autorizzazione dell’ispettorato del lavoro). L’estensione del periodo di conservazione oltre l’arco temporale fissato dal Garante può infatti comportare un indiretto controllo a distanza dell’attività del lavoratore.

La difesa in giudizio non giustifica l’accesso alla posta elettronica del lavoratore

Tratto da www.garanteprivacy.it – Newsletter del 15/03/2023

Il legittimo interesse a trattare dati personali per difendere un proprio diritto in giudizio non annulla il diritto dei lavoratori alla protezione dei dati personali. Tanto più se riguarda una forma di corrispondenza, come i messaggi di posta elettronica, la cui segretezza è tutelata anche costituzionalmente.

È una delle motivazioni con cui il Garante privacy ha sanzionato un’azienda che, dopo l’interruzione della collaborazione con un’esponente di una cooperativa, ne aveva mantenuto attivo l’account di posta elettronica, prendendo visione del contenuto e impostando un sistema di inoltro verso un dipendente della società.

La collaboratrice, prima che si definisse il rapporto di lavoro con l’azienda, aveva raccolto, a nome dell’azienda stessa e tramite una casella mail aperta per l’occasione, i riferimenti di potenziali clienti incontrati a una fiera.

Secondo l’azienda poi, il successivo tentativo di contattarli a nome della propria cooperativa aveva in seguito portato a un contenzioso giudiziale.

Quindi, nel timore di perdere i rapporti coi potenziali clienti, l’azienda non si era limitata a scrivere per spiegare loro che la persona era stata rimossa, ma ne aveva anche visionato le comunicazioni. Secondo il Garante, né l’esigenza di mantenere i rapporti con i clienti né l’interesse a difendere un proprio diritto in giudizio, legittimano un tale trattamento di dati personali. Per realizzare un adeguato bilanciamento degli interessi in gioco (necessità di prosecuzione dell’attività economica del titolare e diritto alla riservatezza dell’interessato) sarebbe stato sufficiente attivare un sistema di risposta automatico, con l’indicazione di indirizzi alternativi da contattare, senza prendere visione delle comunicazioni in entrata sull’account.

Nel corso del procedimento è inoltre emerso che l’azienda, in quanto titolare del trattamento, non aveva fornito all’interessata né idoneo riscontro alla richiesta di cancellazione della casella e-mail né l’informativa sul trattamento dati. A nulla vale il fatto che il contratto di assunzione non fosse stato ancora firmato. Come ricorda l’Autorità, nell’ambito di trattative precontrattuali, infatti, l’obbligo di informare gli interessati è espressione del principio generale di correttezza.

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