Email aziendale: il collaboratore esterno ha gli stessi diritti del dipendente

Tratto da www.garanteprivacy.it – GPDP Newsletter del 19/05/2022

Il Garante sanziona un’azienda per 50.000 euro

Il lavoratore va sempre informato in maniera esaustiva sul trattamento dei suoi dati e il datore di lavoro deve rispettarne i diritti, le libertà fondamentali e la reputazione professionale.

Questo il principio ribadito dal Garante, che, a seguito di un reclamo, ha imposto ad una società la sanzione di 50.000 euro per aver gestito l’account di posta aziendale di una collaboratrice esterna in violazione delle norme sulla privacy.

La società senza alcun preavviso né comunicazione successiva, aveva inibito alla dipendente l’accesso al suo account, utilizzato per le relazioni commerciali, account che risultava però ancora attivo.
La lavoratrice infatti continuava a ricevere sul suo computer e sul telefono gli avvisi e le richieste di immettere la nuova password di accesso, che era stata cambiata da remoto a sua insaputa.

L’interessata aveva provveduto a segnalare l’accaduto alla Società, chiedendo il tempestivo ripristino della casella di posta, che conteneva comunicazioni di lavoro e personali, ma non avendo ricevuto risposta si era rivolta al Garante.

A seguito dell’accertamento ispettivo, effettuato su mandato dell’Autorità dal Nucleo Speciale Privacy della Guardia di Finanza, e della chiusura dell’istruttoria, l’Autorità ha ribadito gli obblighi informativi e quelli di corretta e trasparente gestione della casella di posta aziendale a carico della Società, precisando che il fatto che la reclamante fosse un’agente e non una lavoratrice subordinata non rilevava ai fini della necessità di tali adempimenti.

Numerose le violazioni contestate all’azienda: omesso riscontro alla richiesta di informazioni del Garante, inosservanza del principio di limitazione della conservazione dei dati, mancata documentazione del rilascio di un’idonea informativa, mancata risposta all’istanza dell’interessata e inibizione del suo account aziendale. Rilevati gli illeciti, il Garante ha comminato alla Società una sanzione di 50.000 euro.

L’azienda dovrà inoltre consentire alla lavoratrice di accedere alla propria casella di posta per recuperare la sua corrispondenza e disattivare l’account informando clienti e fornitori con indirizzi alternativi. La società non potrà trattare i dati estratti dalla casella di posta, se non per la tutela dei diritti in sede giudiziaria e solo per il tempo necessario a tale scopo e dovrà garantire un tempestivo riscontro all’esercizio dei diritti di tutti i suoi lavoratori, rilasciando loro un’idonea, preventiva e documentata informativa sul trattamento dei dati personali, incluso l’utilizzo di Internet e della posta elettronica aziendale.

Whistleblowing senza privacy: Garante sanziona ospedale e società informatica

Tratto da www.garanteprivacy.it – GPDP Newsletter del 11/05/2022

PA e imprese devono prestare la massima attenzione nell’impostazione e gestione dei sistemi di whistleblowing, garantendo la massima riservatezza dei dipendenti e delle altre persone che presentano segnalazioni di condotte illecite. Lo ha ribadito il Garante per la privacy che ha sanzionato un’azienda ospedaliera e la società informatica che gestiva il servizio per denunciare presunte attività corruttive o altri comportamenti illeciti all’interno dell’ente.

L’istruttoria dell’Autorità nasce nell’ambito di un ciclo di attività ispettive sulle modalità di trattamento dei dati acquisiti tramite i sistemi di whistleblowing, in particolare quelli più utilizzati in Italia dai datori di lavoro.

Dai controlli effettuati presso un’azienda ospedaliera sono emerse diverse violazioni del Gdpr. L’accesso all’applicazione web di whistleblowing, basata su un software open source, avveniva attraverso sistemi che, non essendo stati correttamente configurati, registravano e conservano i dati di navigazione degli utenti, tanto da consentire l’identificazione di chi la utilizzava, tra cui i potenziali segnalanti.

La struttura sanitaria non aveva poi provveduto a informare preventivamente i lavoratori in merito al trattamento dei dati personali effettuato per finalità di segnalazione degli illeciti, non aveva effettuato una valutazione di impatto privacy e non aveva neppure inserito tali operazioni nel registro delle attività di trattamento, strumento utile per valutare i rischi per i diritti e le libertà degli interessati. È infine emersa una non corretta gestione delle credenziali di autenticazione per l’accesso all’applicazione web di whistleblowing da parte del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (Rpct), durante la fase di transizione con il suo successore.

Nel corso dei controlli sono emersi ulteriori illeciti imputabili alla società informatica che, in qualità di responsabile del trattamento, forniva all’azienda ospedaliera l’applicazione web di whistleblowing. La società si era infatti avvalsa di un fornitore esterno per il servizio di hosting dei sistemi che ospitavano l’applicativo senza dare specifiche istruzioni sul trattamento dei dati degli interessati e senza darne notizia alla struttura sanitaria. Aveva poi utilizzato il medesimo servizio di hosting anche per proprie finalità, ad esempio per la gestione del rapporto di lavoro con i dipendenti o la gestione contabile e amministrativa, anche in questo caso senza regolare il rapporto e l’uso dei dati.

Il Garante, tenendo conto della piena collaborazione offerta nel corso dell’istruttoria anche per sanare i problemi rilevati, ha comminato sia alla struttura sanitaria sia alla società informatica una sanzione di 40.000 euro. Ha inoltre concesso 30 giorni alla società informatica per adeguare il rapporto con il fornitore del servizio di hosting alla normativa sulla protezione dei dati personali.

Garante privacy: no al controllo indiscriminato dei lavoratori

Tratto da www.garanteprivacy.it

L’Autorità sanziona il comune di Bolzano per 84mila euro

Non è possibile monitorare la navigazione internet dei lavoratori in modo indiscriminato. Indipendentemente da specifici accordi sindacali, le eventuali attività di controllo devono comunque essere sempre svolte nel rispetto dello Statuto dei lavoratori e della normativa sulla privacy.

È quanto affermato dal Garante per la protezione dei dati personali in un provvedimento sanzionatorio nei confronti del Comune di Bolzano, avviato sulla base del reclamo presentato da un dipendente che, nel corso di un procedimento disciplinare, aveva scoperto di essere stato costantemente controllato. L’amministrazione, che inizialmente gli aveva contestato la consultazione di Facebook e Youtube durante l’orario di lavoro, aveva poi archiviato il procedimento per l’inattendibilità dei dati di navigazione raccolti.

Dagli accertamenti del Garante è emerso che il Comune impiegava, da circa dieci anni, un sistema di controllo e filtraggio della navigazione internet dei dipendenti, con la conservazione dei dati per un mese e la creazione di apposita reportistica, per finalità di sicurezza della rete. Sebbene il datore di lavoro avesse stipulato un accordo con le organizzazioni sindacali, come richiesto dalla disciplina di settore, il Garante ha evidenziato che tale trattamento di dati deve comunque rispettare anche i principi di protezione dei dati previsti dal Gdpr. Il sistema, implementato dal Comune, senza aver adeguatamente informato i dipendenti, consentiva invece operazioni di trattamento non necessarie e sproporzionate rispetto alla finalità di protezione e sicurezza della rete interna, effettuando una raccolta preventiva e generalizzata di dati relativi alle connessioni ai siti web visitati dai singoli dipendenti. Il sistema raccoglieva inoltre anche informazioni estranee all’attività professionale e comunque riconducibili alla vita privata dell’interessato.

Nel provvedimento l’Autorità ha rimarcato che l’esigenza di ridurre il rischio di usi impropri della navigazione in Internet non può portare al completo annullamento di ogni aspettativa di riservatezza dell’interessato sul luogo di lavoro, anche nei casi in cui il dipendente utilizzi i servizi di rete messi a disposizione del datore di lavoro.

Nell’ambito dell’istruttoria, sono state inoltre riscontrate violazioni anche in merito al trattamento dei dati relativi alle richieste di accertamento medico straordinario da parte dei dipendenti, effettuate attraverso un apposito modulo, Il modulo, messo a disposizione dall’amministrazione, prevedeva la presa visione obbligatoria da parte del dirigente dell’unità organizzativa, circostanza che comportava un trattamento di dati sulla salute illecito.

Il Garante, tenendo conto della piena collaborazione dell’amministrazione, ha disposto una sanzione di 84.000 euro per l’illecito trattamento dei dati del personale. Il Comune dovrà anche adottare misure tecniche e organizzative per anonimizzare il dato relativo alla postazione di lavoro dei dipendenti, cancellare i dati personali presenti nei log di navigazione web registrati, nonché aggiornare le procedure interne individuate e inserite nell’accordo sindacale.

Garante privacy a Sindaco: via dal profilo social video e foto di minori disagiati

Tratto da www.garanteprivacy.it

La pubblicazione in chiaro lede la privacy e la dignità delle persone

Per denunciare situazioni di degrado presenti nel suo Comune, un sindaco non può pubblicare sulle proprie pagine social immagini e video in chiaro di minorenni disabili e di persone disagiate, o di presunti autori di trasgressioni esponendoli ai commenti offensivi degli utenti del social network.

Lo ha stabilito il Garante per la privacy, in un recente provvedimento, ordinando al sindaco di Messina di rimuovere dal proprio profilo le immagini pubblicate e sanzionandolo per 50mila euro.

L’Autorità è intervenuta a seguito di alcune segnalazioni che denunciavano un utilizzo di dati non conforme alla disciplina in materia di dati personali da parte del sindaco.

Nel corso del procedimento è emerso che all’interno della pagina Facebook “De Luca Sindaco di Messina”, tra gli altri contenuti, era pubblicato un video che ritraeva persone riconoscibili e in evidenti condizioni di difficoltà socio-economica, senza che la loro identificabilità fosse giustificata da ragioni di interesse pubblico. La pubblicazione del video, a giudizio del Garante, travalica i limiti posti dal principio di essenzialità dell’informazione stabilito dalle disposizioni in materia di protezione dei dati personali e dalla Regole deontologiche dei giornalisti, viola il diritto di non discriminazione e lede la dignità delle persone riprese.

In un’altra pagina del profilo era stata pubblicata, inoltre, l’immagine di un ragazzo disabile, associata al provvedimento che assegnava ai genitori un posto auto nei pressi dell’abitazione, per di più con l’indirizzo in chiaro. Anche in questo caso la diffusione è risultata ingiustificata ed in contrasto sia con il principio di essenzialità dell’informazione che con le disposizioni poste a tutela dei minori e delle persone con problemi di salute.

Altre immagini e video – diffusi senza rendere irriconoscibili i minori ripresi in condizioni di degrado per documentare la questione delle “baraccopoli” o la descrizione delle condizioni di salute di una bambina – sono risultati anch’essi in contrasto con le norme a tutela della riservatezza e in violazione delle regole fissate dalla Carta di Treviso. Quanto alle immagini di presunti trasgressori delle norme sul decoro urbano, il Sindaco aveva provveduto ad eliminarle nel corso dell’istruttoria.

A conclusione del procedimento l’Autorità ha quindi vietato al sindaco di Messina l’ulteriore trattamento dei dati, eccettuata la loro conservazione ai fini di un eventuale utilizzo in sede giudiziaria, e gli ha ordinato il pagamento di una sanzione di 50mila euro.

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